Давайте вместе задумаемся, какая роль отведена договору, а также сопроводительным и закрывающим документам при его исполнении. Многие пренебрегают тем фактом, что необходимо всегда иметь на руках все подписанные бумаги, которые бы подтверждали факт юридических отношений между сторонами, в т.ч. внесения платежа, выполнения работ, оказания услуг, поставки и т.д. Но дело в том, что их отсутствие порождает существенные риски для стороны, добросовестно выполнившей свои обязательства.
На моей памяти, большая часть споров между предпринимателями и не только, связана, в первую очередь, с тем обстоятельством, что у одной из сторон не хватает соответствующих документов, которые бы могли подтвердить ее добросовестность. Как правило, это отсутствие каких-либо кассовых чеков, актов, накладных и т.д., свидетельствующих о совершении тех или иных юридически значимых действий. Понимая это, вторая сторона может начать использовать данное обстоятельство в свою пользу. Либо отрицать, что должна платить по счетам, либо пытаться забрать те средства, что уже уплатила ранее, при этом, безвозмездно присвоив себе ранее полученное соответствующее исполнение.
Поэтому, первое и самое главное правило, которое необходимо усвоить всем без исключения – это обязательно должны быть приведены в порядок все бумаги, которые имеют отношение к сделке и подтверждают надлежащее закрытие взятых на себя обязательств.
Что я имею ввиду:
1. Первоначальный договор, сопроводительные и закрывающие документы к нему должны быть!
2. Первоначальный договор, сопроводительные и закрывающие документы должны подписываться надлежащим (уполномоченным) лицом и только! Уполномоченное оно может быть или в силу закона или по доверенности в зависимости от ситуации.
3. Первоначальный договор, сопроводительные и закрывающие документы должны заполняться полностью по форме и содержать всю необходимую атрибутику (подписи, печати и т.д.)!
4. Закрывающие документы должны быть проведены в вашем бухгалтерском, налоговом учете и в учете вашего контрагента (когда речь идет о предпринимательской деятельности).
5. Первоначальный договор, сопроводительные и закрывающие документы к нему должны быть у вас на руках в бумажном виде!
6. Все изменения и договоренности по отношению к первоначальному договору должны быть оформлены письменно!
Соблюдение этих простых и на первый взгляд несложных рекомендаций позволит вам избежать необоснованных проблем, своевременно и в полном объеме, в случае необходимости, защитить свои права в суде и прочих компетентных органах (правоохранительных).
